racunovodski servis online

Kako poslovno preživeti epidemijo COVID-19 in pri tem še izboljšati poslovanje podjetja oz. prihraniti?

Vlada Republike Slovenije nas poziva, naj v obdobju epidemije Covid-19 ne zapuščamo domov in čim bolj preoblikujemo svoje poslovanje za delo od doma.

 

Zato smo se v teh ekstremnih razmerah odločili predstaviti vse prednosti digitalnega poslovanja. Zakaj? Če nas je ta pandemska nadloga kaj naučila, je to to, da je prevladujoča papirna birokracija popolnoma neustrezna za obdobje, v katerem živimo.

 

 

Kako se organizirati?

Vodenje evidenc na papirju ne povečuje le vašega fizičnega kontakta z velikim številom ljudi, kar vas izpostavlja tveganju za okužbo, ampak je predvsem neučinkovit sistem zaradi izgube časa in nepopolnih oziroma napačnih podatkov (zaradi človeške napake), kar je popolnoma neustrezno za današnje čase. Ali ste vedeli, da je leta 2018 zaposleni v poprečju dobil 90 (od tega 14 spam) e-mailov in jih poslal še 40. Če ne dosegate takšnega obsega, seštejte vse vaše dnevne klice, izhodne in vhodne, vse vaše SMS-e, MMS-e, sporočila na Viberju in Messengerju itn. 

 

Presenečeni?

 

Najbrž ne, saj se tega vsi zavedamo. Če gre za dobro organizacijsko prakso, je to zagotovo digitalizacija knjigovodskih in finančnih podatkov, ki vam lahko pomaga pri organizaciji poslovanja in podatkov v podjetju, pri njihovem nadzoru, analizi in, končno, pri njihovi pripravljenosti za prenos oziroma transfer. Prednosti je nešteto. Spodaj je le nekaj ključnih razlogov za prehod iz papirnega v digitalno obliko poslovanja.

 

 

Varnost in natančnost

Prenos finančnih informacij v digitalni format lahko zaščiti vse zaupne podatke. Dokler redno varnostno kopirate podatke in zagotavljate, da so vaše digitalne informacije shranjene na varnem strežniku, je večja verjetnost, da zmanjšate tveganje kraje, škode in izgube.

 

O tem, da je pri elektronskih podatkih manj možnosti človeške napake, ne bomo sploh izgubljali besed. Preprosto povedano: gre za najbolj natančno evidentirano poslovanje v zgodovini današnje civilizacije.

 

 

Informacije v realnem času

Ena od največjih prednosti prehoda vašega podjetja s papirnega na digitalno obliko poslovanja je ta, da lahko finančne podatke enostavno preverjate, analizirate in razvrščate tako, kot vam ustreza oz. kakor je v vašem najboljšem interesu.

 

S tradicionalnim načinom komuniciranja s svojim računovodskim servisom dobite račune in računovodske izkaze ob koncu leta ali po potrebi, medtem ko vam je z uporabo programske opreme, ki jo ponuja digitalni računovodski servis, omogočeno redno posodabljanje finančnih informacij in dostop do njih v trenutku. 

 

 

Zakaj je to pomembno? 

 

 

Tako se boste vedno zavedali svojega trenutnega finančnega stanja in ob koncu leta, ko bodo zaključni računi že končani, ne boste preveč šokirani.

 

 

Večja produktivnost zaposlenih

Digitalni poslovni format lahko poveča produktivnost vaših sodelavcev, saj lahko finančni direktor ali računovodja v nekaj minutah vnese in pridobi podatke. Z digitalno obliko traja manj časa za obdelavo vsake transakcije, kar lahko zmanjša vaše stroške najema dodatnega finančnega upravitelja, strokovnjaka ali direktorja in izboljša produktivnost računovodje.

 

 

Kadar so podatki za računovodstvo le v papirni obliki, lahko sestava poročila ali pridobitev zelo natančnih podatkov o poslovanju ter finančni zgodovini traja nekaj ur. Z ustvarjanjem digitalnih zapisov boste imeli poenostavljen sistem, v katerem je vse shranjeno na določenem disku ali mapi ali oblaku. V realnem času imate dostop do trenutnih finančnih informacij, ki jih potrebujete.

 

 

Od sledenja transakcijam do poročanja o denarnem toku boste do pomembnih podatkov lahko dostopali v samo nekaj klikih. Za vaše podjetje je to lahko velik posel, toda v prihodnosti vam bo to delo močno olajšalo. V času pandemije vam to omogoča, da boste varni in delali od doma, in sicer vi ter tudi vaši sodelavci.

 

 

Kako omogočiti brezpapirno poslovanje?

Danes je na voljo veliko orodij, ki omogočajo brezpapirno poslovanje. Našteli jih bomo nekaj.

 

1. E-racuni (program za digitalno poslovanje) je online ERP rešitev. Kaj to pomeni? To je bazična rešitev vašega poslovanja. Določena manjša podjetja se ukvarjajo s preglednicami, v katerih zapisujejo in izpisujejo ponudbe, dobavnice, račune itn. Toda pri takšni ceni, dejansko ni razloga, da si ne bi privoščili enega od najbolj sodobnih (po našem skromnem mnenju) rešitev za poslovanje podjetja. Dodatna prednost te rešitve je ta, da do njega dostopate prek spleta oz. vašega internetnega brskalnika. Verjemite, da zato niso nič manj varni od ostalih ERP rešitev, kot so Pantheon, Saop, Vasco, Navision, SAP itn. in ki jih morate najprej naložiti na vaš računalnik. Rešite se torej preglednic enkrat za vselej!

 

 

2. Trello je aplikacija za projektno vodenje je videti kot množica kartic. Toda gre za odlično orodje za vsako poslovno organizacijo ne glede na velikost. Trello je organiziran po vzoru Kanban projektne metode, nastale v podjetju Toyota davnega leta 1940. S Trellom boste po eni strani zvišali vašo produktivnost in produktivnost vaših zaposlenih. Po drugi pa boste vse projekte ali aktivnosti v podjetju lažje nadzirali. Trello je tako močan program, da lahko iz njega vodite celotno organizacijo podjetja.

 

 

3. Google Calendar (organizacija posla) je vaš on-line koledar dogodkov. Včasih smo vse pisali na namizni ali stenski koledar. Toda z zvišanjem pretoka informacij, kot smo pisali zgoraj, pa je omenjena brezplačna rešitev postala bolj nuja kot potreba. Organizirajte vaše delo, nastavite opomnike, dogovorite se za sestanke. Vse to sinhronizirajte z vašim pametnim telefonom in v vsakem trenutku boste na tekočem glede vašega razporeda ali razporeda vaših sodelavcev.

 

4. Slack (komuniciranje in izmenjava dokumentov) je aplikacija za klepet v realnem časovnem obdobju. Poleg tem lahko izdelate kategorije in specifikacije glede na sogovornika/sogovornice. Lahko tudi pošljete dokumente, fotografije in opombe. Brezplačna različica omogoča določene funkcionalnosti; ostalo je plačljivo, a se v skladu z našimi izkušnjami splača.

 

 

5. Zoom (komuniciranje in izmenjava dokumentov) je nadomestilo za Skype, ker je dosegel boljšo kakovost slike in zvoka kot prej omenjena standardna aplikacija. Omogoča tudi skupno rabo zaslona in snemanje pogovorov v konferenčnem klicu do 500 ljudi. Omogoča 40 minut brezplačnega klica v brezplačni različici. Po tej omejitvi je imenovanje prestavljeno in zagotovljena je nova povezava za nadaljevanje razprave.

 

 

6. Loom (hitro pisanje poslovnih procesov) je orodje za snemanje monitorja in možnost delitve z drugimi, bodisi prek oblaka bodisi prek spleta. Priročno je, če želite prikazati, kako ustvariti določen proces na računalniku ali pa vam omogoča, da sledite nalogam in preverite kakovost svojega dela. Brezplačna različica. Naše priporočilo: snemajte čim več, saj bo to skrajšalo vaše bodoče delo!

 

 

7. Doodle (organizacija posla ali zabave 😊)  je aplikacija za kreiranje on-line vprašalnikov. Osnovna različica je brezplačna. Plačljiva omogoča veliko drugih funkcionalnosti, kot je recimo povezovanje z Google koledarjem in drugimi aplikacijami.

 

 

8. Jira je orodje za vodje projektov in projektne skupine. Zagotavlja vpogled v načrt aktivnosti projekta, stopnjo izvedbe, komunikacijo z vsemi zainteresiranimi stranmi, izmenjavo gradiv in komentarjev.

 

 

9. Infinity je naprednejša različica programske opreme Jira. To je platforma, ki vsebuje vse, kar je en sam projekt, vključno z dokumentacijo, nalogami, grafikoni, diagrami, koledarji dogodkov in podobno.

 

 

10. Chimp or Champ je aplikacija, ki je zasnovana za merjenje sreče članov ekipe, s katerimi niste v fizičnem stiku. Zelo pomembno je izmeriti, ali so ljudje zadovoljni z delom, okoljem, delom drugih ljudi in medsebojnim delovanjem nevidnih članov ekipe. Programska oprema je komercialna in stane 99 dolarjev, toda tisti, ki jo uporabljajo, pravijo, da je vredna vsakega dolarja. Rezultati ankete so anonimni. Ni mogoče videti, kdo je nezadovoljen, saj je nezadovoljstvo »anonimno«. Isto velja za stopnjo sreče v ekipi. Dobro je poizvedeti pri članih ekipe, kaj bi spremenili ali izboljšali.

 

 

11. MyHours vam pomaga, da najprej ugotovite, koliko časa porabite za določen projekt in nato tudi vaša stranka vidi, kaj ste zanjo storili. Ko vnesete ceno delovne ure, bo izračunana vrednosti za vsako dejavnost, ki jo lahko pošljete stranki z izdajo računov. Pomagalo vam bo ugotoviti, koliko ste zaslužili in koliko ste izgubili.

 

 

12. Tracking Remote je aplikacija, namenjena članom skupine, ki delo doma razumejo nekoliko bolj svobodno, saj spremlja vse dejavnosti oddaljenega člana ekipe in katera mesta v delovnem času obiskuje.

 

 

13. Anydesk je programska oprema za oddaljeni dostop do drugega računalnika. Z njem se lahko hitro povežete na računalnik drugega uporabnika kot je denimo vaš član tima. Ima vse funkcionalnosti, kot jih ima TeamViewer, vendar za enkrat je brezplačen oz. ne boste dobili sporočilo s strani programske podpore, da ste presegli število povezav in od zdaj naprej je za vas plačljivo!

 

Zaključek: Strukturo na daljavo je treba strukturirati

Na koncu bi radi poudarili naslednje: Ne pozabite, da se morajo ljudje (vaši sodelavci) najprej naučiti, kako organizirati sebe in svojo družino v povezavi z novimi dnevnimi postopki. Zato je bolje, da imate na začetku pripravljen dober poslovni proces v podjetju, ki je trden kot skala.

 

 

Tako bo doba učenja vaših novih “virtualnih” članov ekipe (sodelavcev) krajša. Nekatere raziskave kažejo, da postopek uvajanja človeka v novi sistem dela traja do 6 mesecev, vendar brez skrbi: gre za dolgoročno investicijo, ki se vam bo večkrat splačala.

 

 

Če ne zato, da bi se skrili pred pandemijo, zagotovo zato, da boste zmanjšali vaše stroške poslovanja in zvišali vašo produktivnost.

Call Now Button+38669934453